Waarom vertrekken medewerkers? Oorzaken van personeelsverloop
Een medewerker vertelt dat hij een andere baan heeft gevonden. Meer salaris. Minder reistijd. Meer doorgroeimogelijkheden. Of gewoon: “Ik was toe aan iets anders.”
Dat klinkt als een duidelijke reden voor vertrek. Maar is het ook de werkelijke oorzaak?
Misschien stond die medewerker al maanden open voor iets anders omdat het werk anders bleek dan verwacht. Omdat er weinig aandacht was van de leidinggevende. Omdat de beloofde doorgroeimogelijkheden in de praktijk tegenvielen. Of omdat de sfeer binnen het team langzaam veranderde.
Wie personeelsverloop wil begrijpen, moet daarom verder kijken dan alleen de reden die iemand bij zijn vertrek noemt.
Personeelsverloop is niet per definitie een probleem
Mensen vertrekken. Dat hoort bij een organisatie. Een medewerker gaat met pensioen, verhuist, kiest voor een compleet ander beroep of krijgt ergens anders een kans die je als werkgever simpelweg niet kunt of wilt evenaren.
Niet ieder vertrek hoef je dus te voorkomen.
Interessanter wordt het wanneer medewerkers vertrekken die je juist graag had willen behouden. Wanneer nieuwe medewerkers opvallend snel weer weg zijn. Wanneer binnen één afdeling relatief veel mensen vertrekken. Of wanneer je steeds opnieuw dezelfde functies moet invullen.
Dan is personeelsverloop niet alleen iets wat gebeurt. Het kan een signaal zijn dat er ergens binnen je werkgeverschap iets niet goed aansluit.
Waarom vertrekken medewerkers?
Salaris is een voor de hand liggende verklaring. Net als reistijd, werkdruk of een aantrekkelijk aanbod van een andere werkgever.
Maar medewerkers kunnen om veel meer redenen besluiten te vertrekken. Denk aan weinig ontwikkelmogelijkheden, onvoldoende waardering, slecht contact met een leidinggevende, gebrek aan flexibiliteit, een veranderde privésituatie, een onprettige werksfeer of simpelweg werk dat niet meer bij iemand past.
Daarbij is het verleidelijk om één reden als dé oorzaak aan te wijzen.
“Ze kon ergens anders €400 meer verdienen.”
Dat kan volledig waar zijn. Maar de interessantere vraag is: waarom stond ze open voor dat aanbod?
Iemand die met plezier werkt, zich gewaardeerd voelt en perspectief ziet, vertrekt misschien niet automatisch zodra een andere werkgever meer salaris biedt. Andersom kan een relatief klein verschil ineens doorslaggevend worden als iemand al langere tijd twijfelt.
De aanleiding voor vertrek en de onderliggende oorzaak zijn dus niet altijd hetzelfde.
Soms begint personeelsverloop al vóór de eerste werkdag
Dat klinkt misschien vreemd. Iemand werkt immers nog niet eens bij je.
Toch ontstaan tijdens de werving verwachtingen over de functie en de organisatie. In je vacaturetekst, op je website, tijdens gesprekken en zelfs in de foto’s die je laat zien.
Je vacature spreekt bijvoorbeeld over veel zelfstandigheid, terwijl in de praktijk iedere beslissing wordt gecontroleerd. Tijdens het sollicitatiegesprek wordt gesproken over doorgroeimogelijkheden, maar eenmaal binnen blijkt daar nauwelijks ruimte voor. Of de werken-bij-pagina laat een hecht team zien, terwijl iemand in de praktijk voornamelijk alleen werkt.
Een kandidaat overtuigen om voor je te kiezen is daarom niet hetzelfde als de juiste kandidaat aantrekken. Een goede vacaturetekst helpt om beter passende kandidaten aan te trekken, maar moet vooral een eerlijk beeld geven van wat iemand kan verwachten.
Dat geldt trouwens niet alleen voor de inhoud van het werk. Ook salaris, flexibiliteit, locatie en reistijd kunnen verwachtingen bepalen. Een salarisindicatie maakt vooraf duidelijker wat iemand financieel kan verwachten, terwijl de gemiddelde reistijd naar het werk iets zegt over de afstand die medewerkers dagelijks afleggen.
Als de werkelijkheid na indiensttreding structureel afwijkt van het beeld tijdens de werving, kan de basis voor later vertrek dus al vóór de eerste werkdag zijn gelegd.
Vooral vroeg personeelsverloop verdient aandacht
Wanneer iemand na zeven jaar vertrekt, kan daar van alles achter zitten. Maar wanneer iemand na drie maanden alweer weg is, wordt een andere vraag interessant:
Kwam de werkelijkheid overeen met wat iemand vooraf verwachtte?
Juist in de eerste periode ontdekt een nieuwe medewerker hoe een organisatie werkelijk werkt. Hoe collega’s met elkaar omgaan. Hoe een leidinggevende leidinggeeft. Of afspraken worden nagekomen. Hoeveel ruimte iemand werkelijk krijgt. En of de functie inderdaad is zoals die tijdens de sollicitatieprocedure werd voorgesteld.
Maar ook wat er ná de handtekening gebeurt, telt mee. Hoe wordt iemand ontvangen? Is duidelijk wat er wordt verwacht? Is er voldoende begeleiding? En voelt een nieuwe medewerker zich daadwerkelijk onderdeel van de organisatie?
Een goede onboarding kan daarin een groot verschil maken. Maar een mooie eerste werkdag kan verkeerde verwachtingen uit de werving niet repareren.
Kijk niet alleen naar vertrekkende medewerkers, maar naar patronen
Eén vertrekkende medewerker vertelt je meestal weinig over je organisatie.
Vier medewerkers die binnen anderhalf jaar uit hetzelfde team vertrekken, vertellen mogelijk iets anders.
Hetzelfde geldt wanneer nieuwe medewerkers steeds binnen hun eerste jaar vertrekken. Wanneer vooral goede medewerkers weggaan. Of wanneer één bepaalde functie veel meer verloop kent dan de rest van de organisatie.
Dan wordt het interessant om niet alleen individuele verklaringen te verzamelen, maar verbanden te zoeken.
Wat hadden deze medewerkers gemeen? Op welk moment ontstond de twijfel? Welke verwachtingen hadden zij vooraf? Welke signalen waren er al voordat iemand zijn ontslag indiende? En zien medewerkers die blijven dezelfde problemen als degenen die vertrekken?
Juist daarom is het verstandig om niet pas over medewerkerstevredenheid na te denken wanneer iemand zijn ontslagbrief al heeft ingeleverd.
Daarmee verschuift de vraag van: Waarom is deze medewerker vertrokken?
naar: Waarom vertrekken bij óns bepaalde medewerkers?
En die tweede vraag is voor een werkgever veel waardevoller.
Wacht niet tot het beoordelingsgesprek
Je hoeft geen uitgebreid HR-systeem of jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek op te tuigen om te weten wat er binnen je organisatie speelt. Zeker in een kleiner bedrijf is de meest voor de hand liggende oplossing vaak veel eenvoudiger: blijf met je medewerkers in gesprek.
Niet alleen tijdens het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Tegen de tijd dat iemand daar vertelt dat hij al maanden niet lekker op zijn plek zit, ben je misschien behoorlijk laat.
Vraag gedurende het jaar hoe het gaat. Wat iemand leuk vindt aan zijn werk, maar ook waar hij tegenaan loopt. Of de functie nog aansluit bij wat hij ervan verwachtte. Hoe de samenwerking verloopt. Wat iemand mist. En of er dingen zijn waarvan je als werkgever misschien helemaal niet weet dat ze spelen.
Dat hoeft niet iedere maand een officieel gesprek van een uur met een formulier en een verslag te zijn. Juist bij een kleiner bedrijf kan een regelmatig gesprek van twintig minuten al veel opleveren, zolang je maar daadwerkelijk luistert en iets doet met signalen die vaker terugkomen.
Het voordeel daarvan is dat je problemen kunt zien voordat iemand heeft besloten om te vertrekken. Een medewerker die zijn ontslag indient, heeft daar meestal niet de avond ervoor voor het eerst over nagedacht.
Een exitgesprek kan je helpen begrijpen waarom iemand vertrekt. Een goed gesprek een paar maanden eerder kan er misschien voor zorgen dat het zover niet komt.
Personeelsverloop verminderen begint niet met een oplossing
Als meerdere medewerkers vertrekken, is de reflex al snel om iets te verbeteren.
Het salaris verhogen. Meer aandacht besteden aan onboarding. Extra opleidingsmogelijkheden aanbieden. Een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitvoeren. Of leidinggevenden een training laten volgen.
Dat kunnen stuk voor stuk goede maatregelen zijn. Maar alleen als ze aansluiten op het werkelijke probleem.
Wanneer medewerkers vertrekken omdat de functie structureel anders blijkt dan tijdens de werving wordt voorgesteld, lost een hoger opleidingsbudget weinig op. Wanneer het probleem bij de manier van leidinggeven ligt, gaat een hoger salaris dat waarschijnlijk niet structureel repareren. En wanneer medewerkers vooral vertrekken omdat ze geen perspectief zien, is een uitgebreidere onboarding niet automatisch het antwoord.
Wie personeelsverloop wil verminderen, moet daarom eerst begrijpen waar het verloop vandaan komt.
Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk wordt vaak al naar een oplossing gegrepen voordat duidelijk is welk probleem die oplossing eigenlijk moet oplossen.
De vacature die je steeds opnieuw moet invullen
Personeelsverloop en werving worden vaak als twee verschillende onderwerpen behandeld. Maar voor een werkgever lopen ze rechtstreeks in elkaar over.
Iedere medewerker die vertrekt, kan betekenen dat je opnieuw moet werven. En wanneer dezelfde functie telkens opnieuw vacant wordt, kun je je afvragen of alleen de werving aandacht nodig heeft.
Een moeilijk vervulbare vacature kan bijvoorbeeld een probleem zijn omdat er weinig geschikte kandidaten beschikbaar zijn. Maar als je die vacature ieder jaar opnieuw moet plaatsen omdat medewerkers steeds vertrekken, heb je mogelijk een heel ander probleem.
Dan kun je steeds beter worden in het vinden van nieuwe mensen, terwijl de echte winst misschien zit in het behouden van de mensen die je al hebt.
Weet jij waarom jouw medewerkers vertrekken?
Veel werkgevers kennen de reden die een vertrekkende medewerker heeft genoemd. Dat betekent nog niet automatisch dat ze begrijpen waardoor het personeelsverloop binnen hun organisatie ontstaat.
Misschien zijn er meerdere oorzaken. Misschien zit er een patroon in. En misschien begint dat patroon veel eerder dan op de dag waarop iemand zijn ontslag indient.
Daarom kijk ik bij een Werkgeversanalyse niet alleen naar hoe je nieuwe medewerkers aantrekt. Ik kijk naar het bredere geheel: wat beloof je kandidaten vooraf, hoe presenteer je jezelf als werkgever, wat ervaren medewerkers wanneer ze eenmaal bij je werken en waar kunnen verschillen ontstaan?
Want soms ligt de oplossing voor een moeilijk vervulbare vacature niet in nóg beter werven.
Soms begint die bij de vraag waarom je de vorige medewerker bent kwijtgeraakt.