Vacature schrijven: zo trek je beter passende kandidaten aan.
Een vacature schrijven lijkt niet zo ingewikkeld. Er komt een functie vrij, je pakt de vorige vacaturetekst erbij, past een paar dingen aan en zet hem opnieuw online. Of je voert de functieomschrijving in bij ChatGPT en vraagt om er een aantrekkelijke vacaturetekst van te maken.
Dan heb je waarschijnlijk binnen een paar minuten een keurige tekst. Maar of je daarmee ook de juiste mensen aanspreekt, is een andere vraag.
Een goede vacaturetekst moet een kandidaat enthousiast kunnen maken, maar vooral voldoende informatie geven om te kunnen bepalen: past deze functie bij mij, spreekt deze werkgever mij aan en vind ik het aanbod interessant genoeg om te reageren? Dat betekent ook dat iemand na het lezen tot de conclusie mag komen dat de functie juist níét bij hem of haar past.
Een vacature schrijven begint daarom wat mij betreft niet met schrijven. Het begint met begrijpen wie je zoekt en wat je die persoon daadwerkelijk te bieden hebt.
Een functieprofiel is nog geen vacaturetekst
Een bestaande functieomschrijving lijkt een logisch vertrekpunt. Daarin staat tenslotte welke werkzaamheden bij de functie horen, welke verantwoordelijkheden iemand heeft en aan welke eisen een medewerker moet voldoen.
Maar een functieprofiel is meestal vanuit de organisatie geschreven. Een vacaturetekst wordt gelezen door iemand die de organisatie nog niet kent en vooral wil weten wat de functie voor hem of haar betekent.
Daar komt nog iets bij. Wanneer iemand vertrekt, is het verleidelijk om op zoek te gaan naar een vervanger die zoveel mogelijk op de vertrekkende medewerker lijkt. Maar misschien is de functie in de afgelopen jaren veranderd. Misschien zijn bepaalde werkzaamheden verdwenen, kunnen andere dingen worden aangeleerd of heeft het team inmiddels juist behoefte aan andere kwaliteiten.
Voordat je een vacature gaat schrijven, is het daarom verstandig opnieuw naar de functie te kijken. Wat moet iemand daadwerkelijk gaan doen? Wat moet iemand vanaf de start kunnen? Wat kan worden geleerd? En welke eigenschappen of ervaring zijn echt noodzakelijk om succesvol te kunnen zijn?
Pas daarna wordt het tijd om daar een vacaturetekst van te maken.
Voor wie schrijf je de vacature?
Werkgevers schrijven een vacature gemakkelijk vanuit hun eigen perspectief: wij zoeken iemand die…
De kandidaat leest hem vanuit een heel ander perspectief: waarom zou ik dit willen doen?
Dat verschil is belangrijk. Zeker wanneer de mensen die je zoekt al een baan hebben. Zij hoeven misschien helemaal niet weg bij hun huidige werkgever. Je moet ze dus voldoende aanleiding geven om in ieder geval verder te lezen en na te denken over een overstap.
Daarvoor moet je enig idee hebben van de mensen die je probeert te bereiken. Wat voor werk doen zij waarschijnlijk nu? Wat kan hen aanspreken in deze functie? Welke informatie hebben zij nodig om een afweging te maken? En wat zou een reden kunnen zijn om juist níét te reageren?
Dat betekent niet dat iedere vacature voorafgegaan moet worden door een uitgebreid onderzoek. Maar hoe beter je begrijpt voor wie je schrijft, hoe kleiner de kans dat je een algemene tekst maakt waarin uiteindelijk niemand zichzelf echt herkent.
Kies een functietitel die mensen begrijpen
Een creatieve functietitel kan intern leuk klinken, maar een kandidaat moet vooral snel kunnen begrijpen om welk werk het gaat.
Bovendien zoeken mensen naar vacatures met termen die ze kennen. Wie financieel-administratief werk zoekt, zal eerder zoeken op een herkenbare functienaam dan op een originele titel die alleen binnen jouw organisatie wordt gebruikt.
Duidelijkheid is daarom meestal belangrijker dan creativiteit. De functietitel moet aansluiten bij het werk én bij de taal die potentiële kandidaten gebruiken.
Een goede titel helpt iemand je vacature te herkennen. Vervolgens moet die vacature natuurlijk nog wel bij de juiste mensen terechtkomen. Waar je een vacature het beste kunt plaatsen hangt onder andere af van de functie, doelgroep, locatie en de manier waarop potentiële kandidaten naar ander werk zoeken.
Vertel wat iemand daadwerkelijk gaat doen
Veel vacatureteksten worden vaag zodra de werkzaamheden aan bod komen. Kandidaten lezen dat ze verantwoordelijk zijn voor diverse werkzaamheden, een belangrijke bijdrage leveren of een dynamische rol krijgen binnen een enthousiast team.
Maar hoe ziet die baan er nou werkelijk uit?
Vertel waar iemand zich gedurende een normale werkweek mee bezighoudt. Met wie werkt diegene samen? Waar ligt de eigen verantwoordelijkheid? Welke problemen moet iemand oplossen? Waar wordt iemand aan het einde van de dag of week op afgerekend?
Je hoeft niet iedere taak te beschrijven. Een vacaturetekst is geen werkinstructie. Maar een kandidaat moet zich na het lezen wel enigszins kunnen voorstellen hoe het zou zijn om het werk te doen.
Daar hoort ook bij dat je de functie niet mooier maakt dan hij is. Natuurlijk wil je mensen enthousiast maken, maar verwachtingen die tijdens de sollicitatie worden gewekt moeten uiteindelijk wel overeenkomen met de werkelijkheid. Iemand binnenhalen met een prachtig verhaal heeft weinig waarde als diegene enkele maanden later ontdekt dat de baan heel anders is dan voorgesteld.
Maak van functie-eisen geen verlanglijst
Bij functie-eisen gebeurt vaak iets vergelijkbaars. In de loop der jaren kan een lijst ontstaan met opleidingen, ervaring, kennis, vaardigheden en persoonlijke eigenschappen die de ideale kandidaat allemaal zou moeten hebben.
Maar hoeveel daarvan is werkelijk noodzakelijk?
Moet iemand echt drie jaar ervaring hebben? Is dat opleidingsniveau essentieel om het werk te kunnen doen? Moet iemand de gebruikte software al kennen of kan dat binnen enkele weken worden geleerd?
Iedere eis die je toevoegt, is ook informatie waarmee een potentiële kandidaat bepaalt of solliciteren zin heeft. Een goede kandidaat die aan acht van de tien wensen voldoet, kan bij het lezen van de overige twee besluiten dat hij blijkbaar niet geschikt is.
Dat betekent niet dat je functie-eisen moet schrappen om zoveel mogelijk reacties te krijgen. Integendeel. Eisen die werkelijk noodzakelijk zijn, helpen juist om beter passende kandidaten aan te trekken. Het gaat erom dat je onderscheid maakt tussen wat iemand moet kunnen en wat vooral mooi meegenomen is.
Zeg wat je bedoelt
Vacatureteksten staan vol woorden die aantrekkelijk klinken, maar weinig zeggen zolang je ze niet uitlegt. Denk aan een dynamische werkomgeving, informele cultuur, goede ontwikkelmogelijkheden of een marktconform salaris.
Ook flexibel is zo’n woord. Voor de ene werkgever betekent het dat medewerkers zelf hun werktijden kunnen indelen. Een ander bedoelt thuiswerken. En soms betekent flexibel vooral dat de werkgever verwacht dat de medewerker zich aanpast wanneer dat nodig is.
Als je schrijft dat je flexibel bent in een vacaturetekst, vertel dan dus ook wat een kandidaat daar in de praktijk van merkt.
Hoe concreter je bent, hoe minder een kandidaat zelf hoeft in te vullen. Dat maakt een vacaturetekst misschien iets minder gelikt, maar wel een stuk informatiever.
Vertel ook wat je te bieden hebt
Een vacature gaat niet alleen over wat jij van een kandidaat verwacht. De kandidaat maakt net zo goed een afweging van wat hij daarvoor terugkrijgt.
Salaris, aantal uren, vakantiedagen, werktijden, reiskosten, pensioen, mogelijkheden om thuis te werken en ruimte voor ontwikkeling kunnen allemaal onderdeel zijn van die afweging. Welke arbeidsvoorwaarden het zwaarst wegen, verschilt per persoon en per doelgroep.
Daarom heb ik meer met concrete informatie dan met algemene beloftes als goede arbeidsvoorwaarden of een marktconform salaris. Daarmee weet een kandidaat nog steeds nauwelijks waar hij aan toe is.
En een werkgever hoeft echt niet op ieder onderdeel beter te zijn dan de concurrent. Misschien ligt het salaris rond hetzelfde niveau, maar bied je meer vrije dagen, interessantere werktijden of meer vrijheid in het werk. Juist die combinatie kan voor iemand reden zijn om verder te lezen.
Laat zien waar iemand terechtkomt
Een kandidaat solliciteert niet alleen op een verzameling werkzaamheden en arbeidsvoorwaarden. Hij of zij komt ook iedere week ergens werken.
Toch besteden vacatureteksten soms veel ruimte aan het oprichtingsjaar, het aantal vestigingen, de missie en allerlei informatie over producten en diensten, terwijl de kandidaat eigenlijk iets anders wil weten: waar kom ik terecht?
Met hoeveel collega’s werk ik? Wat voor team is het? Hoe werken mensen samen? Hoe ziet de werkomgeving eruit? Wat kan ik van mijn leidinggevende verwachten?
Niet alles hoeft in één vacaturetekst te staan. Op een goede werken-bij-pagina kun je veel uitgebreider laten zien hoe het is om bij de organisatie te werken en kandidaten kennis laten maken met de mensen achter het bedrijf.
De vacature en je werken-bij-omgeving vullen elkaar daarmee aan. De vacature gaat primair over de concrete functie. De rest van je website helpt de kandidaat bepalen of de organisatie als geheel bij hem of haar past.
Maak duidelijk hoe solliciteren werkt
Wanneer iemand na het lezen geïnteresseerd is, moet duidelijk zijn wat de volgende stap is. Wat wil je ontvangen? Bij wie kan iemand terecht met vragen? En wat kan een kandidaat na het solliciteren verwachten?
Ook hier is het verleidelijk om simpelweg het proces te gebruiken dat je altijd hebt gebruikt. Maar vraag je af welke informatie je werkelijk nodig hebt om te kunnen bepalen of je met iemand in gesprek wilt.
Een uitgebreide motivatiebrief, cv, formulier en account aanmaken kunnen allemaal drempels zijn. Soms zijn die stappen noodzakelijk, soms vooral het gevolg van hoe het proces ooit is ingericht.
De vacaturetekst is daarmee niet het einde van de werving. Vanaf het moment dat iemand besluit te reageren, begint het sollicitatieproces. Hoe dat proces is ingericht kan vervolgens net zo goed invloed hebben op de vraag of kandidaten uiteindelijk afhaken.
Een goede vacaturetekst hoeft niet zoveel mogelijk reacties op te leveren
Dit is misschien wel het belangrijkste punt.
Stel dat vacature A zeventig sollicitaties oplevert waarvan vier kandidaten goed aansluiten. Vacature B levert achttien reacties op waarvan acht kandidaten interessant zijn.
Welke vacature heeft dan beter gewerkt?
Alleen het aantal sollicitaties zegt niet zoveel. Een vacaturetekst heeft niet alleen de taak om mensen enthousiast te maken, maar ook om kandidaten voldoende informatie te geven om zichzelf te selecteren.
Iemand die na het lezen concludeert dit is niets voor mij is daarom niet automatisch een gemiste sollicitant. Misschien heeft de vacaturetekst juist voorkomen dat beide partijen tijd steken in een sollicitatie die weinig kans van slagen heeft.
Het doel is uiteindelijk niet zoveel mogelijk cv’s in je inbox krijgen, maar meer én beter passende sollicitanten aantrekken.
Krijg je ondanks een duidelijke vacaturetekst nauwelijks respons, dan is het verstandig breder te onderzoeken waarom je geen reacties op je vacature krijgt. Het probleem kan namelijk ook liggen bij je bereik, arbeidsvoorwaarden, werkgeversverhaal, sollicitatieproces of simpelweg de combinatie daarvan.
Laat de vacature door iemand anders lezen
Voordat je publiceert, is het verstandig om iemand anders de vacaturetekst te laten lezen. Bij voorkeur niet alleen iemand die de functie en organisatie door en door kent.
Juist een buitenstaander merkt eerder dat je termen gebruikt die intern volkomen normaal zijn, maar voor anderen weinig betekenen. Vraag niet alleen of de tekst lekker leest, maar vooral of na het lezen duidelijk is wat iemand gaat doen, wat je verwacht en wat je daar tegenover zet.
Als dat niet duidelijk is, helpt een pakkendere openingszin waarschijnlijk ook niet.
Vacaturetekst laten schrijven?
Een goede vacature schrijven begint dus niet met het zoeken naar mooie woorden. Eerst moet duidelijk zijn welke functie je werkelijk wilt invullen, wie je probeert te bereiken en waarom die persoon voor jouw organisatie zou kunnen kiezen.
Pas daarna kun je daar een vacaturetekst van maken die niet alleen aandacht trekt, maar kandidaten ook helpt om te bepalen of er daadwerkelijk een match kan zijn.
Heb je een vacature die onvoldoende passende kandidaten oplevert of wil je een nieuwe vacaturetekst laten schrijven? Neem dan contact met me op. Ik kan de functie en doelgroep onderzoeken en de vacaturetekst schrijven of herschrijven als onderdeel van je wervingsaanpak.
2 reacties